معرفی سامانه تکریم

 

یکپارچه سازی سیستم پاسخگویی به ارباب رجوع و انجام امور مراجعین بصورت غیر حضوری از طریق یک سامانه جامع می تواند یکی از اهداف والای هر سازمان دولتی و یا خصوصی باشد. سامانه ای که بتواند صرفنظر از نوع تماس (از قبیل تلفن گویا ، پیام کوتاه،وبسایت سازمان و یا ایمیل )تمامی تماس های مرتبط با موضوع خاص را گرد هم آورده و امکان پاسخگویی غیر حضوری را برای سازمان فراهم آورد.این نیاز در رهبان بوسیله محصولی با نام تکریم مرتفع شده است که همنام با یکی از وظایف اصلی هر نهاد و سازمان ،یعنی تکریم ارباب رجوع می باشد.

مدیریت نظرسنجی ها، انتقادات و پیشنهادات و شکایات و بررسی نظرات مردمی در سازمان های دولتی از طریق یک سامانه جامع که محدودیتی در روش برقراری ارتباط با مخاطبین ، مشتریان و یا مراجعین قائل نباشدو به صورت هوشمند مسائل را به کارشناس مرتبط ارجاع دهد ، خود پیگیری کندو نتیجه را به ارباب رجوع منتقل نماید،گزارشات مربوطه را در اختیار مدیر سازمان قرار دهد و سرانجام اطلاعات را توسط مدیریت دانش خود دسته بندی و آرشیو نماید به گونه ای که قابل استفاده در تحلیل های آتی جهت ارتقا سطح کیفی سازمان باشد ، یکی از آرمان های هر سازمان در تکریم ارباب رجوع خواهد بود.

قابلیت ها و امکانات سامانه تکریم

سامانه تکریم این امکان را به سازمان و یا نهاد می دهد که به سادگی و بدون نیاز به هرگونه تخصص خاصی و با همکاری تمامی واحدها و پرسنل سازمان ,انواع دسته بندی ها را برای شکایات ،انتقادات،پرسش ها و نظر سنجی ها در خصوص عملکرد خدمات سازمان طراحی و از طریق کانال های ارتباطی سازمان در اختیار مخاطبین خود قرار دهد . این کار به صورت داینامیک صورت می گیردو در نوع یا تعداد آن محدودیتی وجود ندارد.
امکان تعریف راه های برقراری ارتباط ازطریق تلفن گویا،پیام کوتاه،فکس،وب سایت ، کیوسک و ایمیل برای جمع آوری گزینه های تکریمی (انتقادات/پیشنهادات/شکایات/نظرسنجی/لیست سوال/آزمون) و جمع آوری و نمایش تمامی اطلاعات بصورت یکپارچه در یک مکان مهمترین مزیت سامانه تکریم به حساب می آید.با وجود این خصوصیات تمامی داده های مرتبط صرفنظر از راه دریافت در یک محیط نمایش داده می شود.
در ماژول تکریم امکان پاسخگویی به تمامی موارد ثبت شده توسط ارباب رجوع صرفنظر از روش ثبت آنها توسط مخاطبین سازمان از طریق یکی از راه های پیام کوتاه (بصورت اتوماتیک بااتصال به پایگاه داده و یا دستی)،تلفن گویا (ضبط صدا توسط نرم افزار ویا استفاده از ربات سخنگو)،فکس ،وب سایت ، کیوسک و ایمیل و یا همه روش ها بصورت همزمان وجود خواهد داشت و پرسنل در سریع ترین زمان ممکن پاسخگوی مخاطبین سازمان خواهندبود . مخاطبین در هر لحظه با در دست داشتن کد پیگیری خود می توانند از طریق تمامی کانال های ارتباطی در جریان مراحل رسیدگی به امور خود قرار بگیرند.

تفکیک واحدها

غیر از عدم محدودیت در تعداد و انواع گزینه های تکریمی،قابلیت  تفکیک موارد ثبت شده برای دپارتمان های مختلف سازمان برحسب خطوط مجزا برای تلفن گویا ، منو بندی در IVR، اختصاص شماره های تلفن و پیامکی مجزا ، تعریف کلید واژه ، تخصیص ایمیل های متفاوت،…وجود دارد ، همچنین با دسته بندی براساس دسترسی بحث محرمانگی اطلاعات جهت واحدهای مختلف رعایت می گردد.

استفاده از وب سایت سازمان و دریافت شکایات ، نظر سنجی

یکی دیگر از قابلیت های سامانه تکریم رهبان قرار دادن رابط کاربری تحت وب بر روی وبسایت سازمان و امکان ثبت انواع گزینه های تکریمی (شکایات،نظرسنجی ها و آزمون ها و …)می باشد که یکپارچگی بی نظیری را فراهم اورده و همچنین قابلیت پیگیری مواردی که قبلا ثبت شده را نیز دارا می باشد.

ایجاد ارتباط مابین اسناد تکریم و دیگر اسناد

قابلیت اتصال دو سند به یکدیگر یا به یک دیتای دیگر مثل یک مخاطب ( Rah Baan contacts)یا یک فکس وارده و یا هر چیز دیگر. به وسیله این سیستم زنجیره مدارک در سامانه به صورت سیستمی نگهداری شده و هر مطلب مرتبط با مطلب دیگر در یک محیط گرافیکی نمایش داده خواهد شد و درک بالایی از کل جریان برای کاربران و مدیران ایجاد می کند.

ارجاع و تقسیم وظایف

ارجاع  اسناد ثبت شده در کارتابل اشخاص و ایجاد وظیفه به همراه زمانبندی برای بررسی و رسیدگی بهتر ، همچنین امکان ایجاد ارتباط رسمی فی مابین پرسنل و بخش های مختلف سازمان با ارباب رجوع، برای همکاری و همفکری و رسیدگی هرچه بهتر به موارد ثبت شده.
قابلیتی هایی همچون  انتخاب نوع ارجاع ، اولویت بندی ، تقویم سازمانی ، بانک سوالات و جوابها ، سیستم مشاهده گردش اسناد ، بازگشت و ارجاع مجدد اسناد ، تولید انواع گزارشات لیستی و نموداری ،  قابلیت نظارت هوشمند برای مدیران و … از دیگر امکانات این سامانه بوده که فرایند پیگیری را کاملتر می سازد .

شرح قابلیت های تعبیه شده در ماژول تکریم

قابلیت تعریف انواع گزینه های تکریمی:

  • نظرسنجی (تک سوالی یا چند سوالی ، گزینه ای یا تشریحی ، عدم محدودیت درتعداد تعریف نظر سنجی ، سوالات نظرسنجی و یا گزینه های پاسخ برای هر سوال )
  •  آزمون ، امتحان یا مسابقه (تک سوالی و چند سوالی،گزینه ای یا تشریحی ، عدم محدودیت در تعداد آزمون ها ، سوالات و گزینه های هر سوال)
  •  شکایات، پیشنهاد و یا انتقاد
  •  پرسش وپاسخ
    برای کلیه گزینه‌ها به صورت داینامیک قابلیت ارائه کد رهگیری، دریافت انواع پارامتر از ارباب رجوع  (شماره موبایل ، کد ملی و…) امتیاز دهی به میزان رضایت ارباب رجوع از کیفیت پاسخ ، ارسال اتوماتیک روند پیگیری برای ارباب رجوع ، ارسال اتوماتیک پیام ها و یا پاسخ برای ارباب رجوع، ایجاد محدودیت زمانی برای فعال بودن هر گزینه تکریمی، و ده ها مورد دیگر.
    در بیشتر مواقع بهترین روش ، استفاده از دو یا چند درگاه بصورت موازی می باشد ، برای مثال سریعترین و بصرفه ترین راه برای انجام یک نظر سنجی خاص و یا دریافت شکایات ، انتقادات و پیشنهادات ممکن است تلفیقی از روش های تلفنی و یا پیامکی باشد.

نسخه چندپرتالی (برای اولین بار در ایران)

این سامانه بصورت چند پرتالی ساختار یافته, به گونه ای که سازمان های بزرگ برای سازمان های زیر مجموعه خود نسخه جدید نصب نمی کنند بلکه پرتال جدید ایجاد خواهند نمود که باعث می شود سازمان با کل زیر مجموعه های خود در یک ساختار سیستمی در ارتباط باشد که این یکپارچگی قابلت های فراوانی را ایجاد خواهدنمود . این سیستم دارای چارت سازمانی بوده و با تعریف چارت که شامل سازمان مادر / سازمان زیر مجموعه یا همان پرتال /  واحد / سمت می باشد ، می توان پیچیده ترین و بزرگترین ساختارها را به راحتی پیاده نمود.

کیوسک های اطلاع رسانی

رهبان الکترونیک به عنوان تولید کننده کیوسک های اطلاع رسانی این امکان را داراست که کیوسک ها را در رنگ ، مدل و اندازه کاملا مطابق نیاز سازمان تولید نماید.
امکان نصب دوربین ، بارکد خوان ، کارت خوان ، صفحه لمسی ، گوشی تلفن ، فیش پرینتر ، میکروفن و یا هر امکان دیگری به فراخور نیاز سازمان ، قابل نصب بر روی دستگاههای فوق می باشد.

به اطلاعات بیشتر نیاز دارید؟

 

کارشناسان پرتوتاپ رایان در کنار شما هستند

به اطلاعات بیشتر نیاز دارید؟

 

کارشناسان پرتوتاپ رایان در کنار شما هستند

مشاوره، کالا و خدمات

جهت دریافت مشاوره یا ثبت سفارش، به آدرس زیر مراجعه نمایید. ثبت درخواست >

سوالات متداول

اکثر سوالات رایج در میان کاربران اینجا پاسخ داده شده است. سوالات متداول >

تماس با ما

آیا سوال یا پیشنهادی برای ما دارید؟ در هر زمان می‌توانید تماس بگیرید، خوشحال می‌شویم به سوالات شما پاسخ دهیم. تماس >